邯郸市档案馆档案接收办法

                 2020年08月18日

邯档〔2019〕28 

邯郸市档案馆档案接收办法 

 为规范档案移交和接收工作,确保进馆档案质量,实现档案馆标准化、规范化和现代化管理,根据《档案法》、《河北省档案工作条例》等法律法规,特制定本办法。 

 一、进馆档案标准和要求 

 总体要求:移交档案单位应为市档案馆接收范围的单位,未列入接收范围的单位应向市档案馆提交书面申请,说明档案进馆的依据,经市档案馆批准可列入接收范围。各单位档案形成满10年可移交进馆。需提前移交进馆的,应向市档案馆提交申请,待批准后方可提前进馆。各单位档案必须以全宗为单位进行整理,分类科学,编目合理,整理规范,有效开展了档案数字化加工,形成了电子档案和电子目录,移交手续齐全完备。 

 (一)档案整理质量标准 

 1、文书档案 

 案卷封面、盒脊项目内容标注清楚,字迹牢固;档案装订结实美观,符合《纸质归档文件装订规范》(DA/T69-2018)要求,采用线装或不锈钢钉装订;每卷(件)均盖有档号章,档号章项目填写清楚,齐全正确;页码编制符合要求,准确无误;每个档案盒内均有备考表,且项目内容填写完整;具备与档案实体相应的电子和纸质双套目录。 

 (1)2000年(含)以前的文件材料以“卷”为单位整理,标准按照《机关档案工作业务建设》(国档发[1987]27号)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)和《档号编制规则》(DA/T13-94)执行。 

 (2)2001年至2015年的文件材料以“件”为单位整理,标准按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)执行,2007年(含)以后的档案整理结合《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。 

 (3)2016年(含)以后的文件材料以“件”为单位整理,标准按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)和《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。 

 (4)文书档案接收保管期限为永久、长期、30年的档案。 

 2、会计档案 

 依据2016年施行的《会计档案管理办法》,纸质会计档案应按凭证、账簿、报告和其他会计档案资料四类分别收集、整理、编目、装订、组卷,并按时间顺序依次编写案卷号,加盖档号章。根据有关法律法规,除涉及改制、破产、兼并等特殊情况外,原则上不接收会计凭证等定期档案。 

 3、专业档案 

 专业档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理,具体档案的整理、编目、编号、编页、组卷以及档案的装具等,可执行有关行业规定或参照文书档案整理标准。 

 4、特殊载体档案 

 (1)照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T1182-2002)要求,照片档案封面使用耐久书写材料,准确填写;照片档案应以卷(册)为单位进行组卷,同时进行必要的分类、编号、编目、排列和文字说明。移交照片档案目录应有两种:一种是以卷(册)为单位编制的照片档案案卷目录,根据单位实际,可以按年度或问题编制目录;一种是以册为单位编制的册内照片档案目录,案卷(册)脊背同以卷为整理单位的文书档案。 

 (2)计算机光盘、激光视盘等档案按照《磁性载体档案管理与保护技术规范》(DA/T15-95)和《档案数字化光盘标识规范》(DA/T52-2014)要求,以一张为一卷,放入光盘档案册(盒)并编制案卷目录,光盘册(盒)背脊帐号标签,注明起止案卷号。 

 (3)录音、录像档案按盒编目,一盒一卷,标签贴于盒脊上,并在录音录像带上编号。 

 (4)实物档案为各单位获得的国家级(含)以上的集体荣誉,背面需标明单位名称、获奖时间、授予单位等内容。 

 (二)检索工具要求 

 1.各门类档案按要求编制移交目录一式三套,向市档案馆移交两套,本单位保存一套。按卷整理的文书档案和照片档案需编制案卷目录,按件整理的文书档案编制归档文件目录;会计档案要编制会计档案案卷目录,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容,以便交接双方清点核对;专业档案执行有关行业规定或参照文书档案标准。 

 2.目录规范符合要求。装订合理,分类清楚,结实美观。项目内容填写完整准确,包括全宗号、目录号、档案名称和起止年代等。 

 (三)数字化要求 

进馆档案应完成数字化加工方可移交。 

 1、文书档案、会计档案、业务档案、照片档案等移交档案,能够按要求建立并移交与实体档案相对应的案卷级和文件级目录数据库。 

 2、进馆的文书、业务、照片等档案要完成全文扫描,扫描图像保存为TIFF、JPEG等通用格式,能够与案卷级目录和文件级目录挂接,建立并移交与纸质档案相对应的全文数据库。 

 3、进馆单位数字化成果(包括案卷级和文件级目录数据库,各种档案全文数据库)一式三套,两套交市档案馆保存,一套留存。 

 4、数字化标准符合国家档案局印发的《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)的规定。 

 (四)需提供的其他相关文件材料 

 1、全宗介绍。全宗介绍应参照《全宗指南编制规范》要求,以文字叙述的形式介绍全宗构成者的组织机构沿革,全宗内档案基本情况、全宗内档案内容与成份等。 

 2、立档单位大事记。按照编年法对移交进馆档案所针对年度发生的大事进行编写,大事发生的时间、内容记述要简明真实、准确可靠。 

 3、档案分类方案。方案要涵盖所有进馆档案的门类,每一门类档案的类目设置,整理方法,编号排架方式等。 

 4、档案保管期限表。包括各门类档案的归档范围和保管期限的设置。 

 5、档案鉴定报告。对进馆各类档案的已保管年限、密级及解密等情况鉴定说明。 

 6、档案交接凭据。各单位在进馆准备工作完成后,需准备好《档案交接凭据》,准确、完整地填写全部内容,并签字和加盖单位公章。 

 7、组织沿革、基础数字汇编。 

 二、进馆档案移交接收流程 

 1、移交单位首先向市档案馆接收征集部提交书面申请,说明拟移交档案原由、档案内容、档案数量和数字化情况等。 

 2、接收征集部收到申请后,对移交单位拟进馆档案数量、质量及数字化加工情况实地进行检验。检验合格的,在《档案交接凭据》上填写合格意见。对存在的问题移交单位要按接受征集部整改要求及时进行整改,整改完成经检验合格后,由接收征集部在《档案交接凭据》上签署合格意见。 

 3、移交单位在收到接收征集部检验合格通知后,联系保管利用部和技术部,协商实体档案移交时间和电子档案、电子目录移交时间。电子档案移交应符合国家档案局印发的《电子档案移交与接收办法》规定。 

 4、档案进馆同时,移交单位应将本单位编制的移交文件材料、各类档案目录、材料以及《档案交接凭据》等报保管利用部。 

 5、移交手续办理。市档案馆与移交单位形成《档案交接凭据》一式两份,移交单位和保管利用部各保存一份。 

 接收征集部    电话:3113487 

 保管利用部    电话:3111907 

 技术部        电话:3113329 

 三、本办法自2020年1月1日起执行 

 附件:档案交接凭据 

 

 邯郸市档案馆 

  2019年10月29日 

版权所有@2016:邯郸市档案馆 地址:中国.河北省邯郸市丛台区人民路178号

冀公网安备 13040302001038号